Sono stati predisposti particolari Gadgets che consentono di rendere disponibili dei documenti archiviati sul DMS aziendale ad utenti profilati con livello di licenza d'uso "Utente Base" sfruttando:
- la cartella di memorizzazione specificata a livello di anagrafica azienda
- il sistema di classificazione e degli attributi di tipo relazione; per le caratteristiche funzionali su cui si basa tale modalità, è richiesta la presenza del modulo Document Management System.
Ricordiamo che gli utenti definiti con licenza d'uso "Utente Base" sono illimitati e gratuiti anche se, ovviamente, il loro profilo consente di accedere (usare programmi) alle sole procedure installabili tramite il mandato di concessione di Infinity Framework con limitazioni di sola visualizzazione all'area collaborativa (Agenda, Posta, Documenti) e gestionale; questa tipologia può essere ad esempio utilizzata per identificare gli utenti esterni quali ad esempio Clienti, Fornitori ecc ai quali l'azienda mette a disposizione solo particolari aree per consultazione dati (esempio la Mydesk) ma non l'accesso alle aree applicative.
Vediamo nel dettaglio queste due modalità di "condivisione" documenti nella mydesk.
Cartella aziendale definita all’interno dell’archivio anagrafiche aziende.
Se ad esempio ipotizziamo di rendere disponibile dei documenti memorizzati all'interno del DMS con un utente di un'azienda cliente possiamo procedere accedendo alla gestione e indicando nell'apposito campo la specifica cartella di riferimento:
Tramite questa impostazione tutti i documenti presenti all'interno della cartella specificata, inseriti manualmente o tramite acquisizione da scanner da utenti di tipologia licenza collaboration o professional (utenti interni) o da procedura di divulgazione da gestionali esterni
Possono essere resi accessibili ad utenti profilati (che hanno una login) con tipologia di licenza "utente base" e che appartengono all'azienda cliente o fornitore indicata. Tale appartenenza ricordiamo che si imposta tramite la gestione dell'anagrafica persone indicando correttamente l'azienda presso cui lavora come indicato in figura:
Il "luogo" ove l’utente può prendere visione dei documenti presenti nella propria "cartella aziendale" è la Mydesk, tramite la "costruzione" di una apposita pagina (preparata dall'amministratore del sistema) che include il gadget relativo alla visualizzazione di tali documenti.
In particolare i gadgets standard disponibili sono 2: Documenti Azienda e Navigazione Documenti Azienda.
Nel primo i documenti saranno rappresentati in modalità elenco indipendentemente dalla memorizzazione logica in sottocartelle, mentre nel secondo l'utente può prendere visione della struttura delle sottocartelle presenti e di poter navigare all'interno di esse e consente anche di poter eseguire la funzione di upload nuovo documento; ovviamente trattandosi di un utente base, la classificazione sarà attribuita in automatico in base alla classe definita nelle impostazioni globali del Document Management System.
In entrambi i casi, la presenza di eventuali permessi applicati su file o cartelle incideranno sulla visualizzazione o meno dei dati.
Quanto indicato in figura è un esempio di quanto ogni utente di login che appartiene a tale azienda di lavoro può prendere visione nella propria Mydesk.
L'utilizzo di una cartella per lo scambio di informazioni tra azienda di portale e azienda cliente (o fornitore o agente) necessita, ovviamente, nel caso di utilizzo del DMS di un sistema di classificazione che NON preveda la memorizzazione in cartelle obbligatorie, perché è naturale che per ogni cliente (o fornitore o agente) ci siano documenti appartenenti alla stessa classe documentale.
Questo sistema può essere usato ad esempio per divulgare/federare documenti gestionali da Adhoc o gestionali alternativi tramite lo ZIDI (Zucchetti Infinity Data Integrator) o tramite chiamate dirette ai WEB Services di Infinity in assenza del modulo Document Management System.
Sistema di classificazione e relativa pubblicazione
In aggiunta a quanto descritto sopra e solo in presenza del modulo Document Management System, è possibile utilizzare un Gadget denominato Pubblicazione Documenti che, similarmente a quando descritto per i gadget precedenti, considera i documenti legati all’azienda cliente (o fornitore o agente…), ma anziché agire sulla cartella aziendale, prende in considerazione tutti i documenti di qualsiasi classe documentale che hanno un attributo di tipo relazione (contatto azienda o rapporto) con valore uguale all'azienda di lavoro indicata sulla persona abbinata all'utente loggato e in aggiunta verifica all'interno dei dati di Pubblicazione Documenti (presenti nella gestione azienda o rapporto) i filtri di archiviazione per identificare a chi devono essere resi visibili i documenti di una determinata classe. Quindi con questo gadget siamo in grado, pur non gestendo specifiche sicurezze sui documenti e gestendo sistemi di memorizzazione obbligatori sulla classe documentale, di rendere visibili i documenti a persone diverse che lavorano presso la stessa azienda cliente o fornitore o agente, esempio i commerciali vedono ordini e fatture; i tecnici i progetti ecc.
Come abbiamo indicato precedentemente, il gadget Pubblicazione Documenti prende in considerazione i documenti che hanno un attributo di tipo relazione con valore uguale al codice azienda o rapporto definito nella azienda di lavoro dell’utente. Esempi di questi attributi sono presenti anche nel database standard a seguito di una nuova installazione di Infinity:
L'uso di questi attributi è disponibile sia all’interno di eventuali classi documentali sia in modo diretto sul documento stesso.
Sul risultato dei documenti elaborati, viene eseguito un ulteriore controllo all'interno del TAB Pubblicazione Documenti presente all'interno della gestione azienda e/o rapporto (cliente, fornitore..) per reperire l'informazione di quali classi documentale si desidera dare visibilità e a quali persone dell'azienda di lavoro in relazione all'azione di archiviazione.
Lo zoom sul campo persona dovrebbe elencare solo le persone che appartengono all'azienda di lavoro, ma attualmente la procedura non contempla tale filtro; comunque eventuali persone inserite che non soddisfano il filtro dell’azienda di lavoro NON saranno prese in considerazione nella procedura di pubblicazione.
Nel caso riportato, a titolo di esempio, nella figura precedente, i documenti archiviati sul DMS di classe ORDINI CLIENTI relazionati con l'azienda Mchug si desidera renderli accessibili (check Pubblica attivo) all'utente Peter mentre quelli di classe Generica e Disegni Tecnici all'utente Franz. Ovviamente a quanto presente all’interno del contatto Azienda viene aggiunto come filtro anche quanto è presente all'interno della gestione degli eventuali Rapporti che l'azienda ha in essere (Clienti, Fornitori.)
Il risultato che si ottiene è quindi diverso a seconda dell'utente che si collega:
Come abbiamo visto, viene sfruttato il TAB Pubblicazione Documenti, per poter specificare quali persone possono essere destinatarie della Pubblicazione dell'azione di Archiviazione sia che questa provenga da un processo documentale predefinito o di semplice archiviazione su DMS.
Se nel dettaglio non viene indicato nessun record relativo all'azione archiviazione, i documenti relazionati all’azienda o al rapporto NON saranno visibili nel gadget ma solo accessibili da utenti interni secondo la profilazione standard prevista in ambito DMS.
Se nel dettaglio viene indicato uno o più record relativo all'azione archiviazione ma NON si attiva il check Pubblica, i documenti relazionati all'azienda o al rapporto NON saranno visibili nel gadget ma solo accessibili da utenti interni secondo la profilazione standard prevista in ambito DMS; in questo caso l'azione di archiviazione viene contemplata solo per il processo documentale.
Se nel dettaglio viene indicato uno o più record relativo all'azione archiviazione e si attiva il check Pubblica senza specificare nessuna classe o gruppo o persona di destinazione, i documenti relazionati saranno resi visibili a tutte le persone che hanno quella azienda di lavoro per la quale si è deciso di pubblicare i documenti.
Se nel dettaglio viene indicato uno o più record relativo all'azione archiviazione e si attiva il check Pubblica specificando delle classi documentali ma senza specificare gruppo o persona di destinazione, solo i documenti di quella classe relazionati saranno resi visibili a tutte le persone che hanno quella azienda di lavoro per la quale si è deciso di pubblicare i documenti.