Prima di poter procedere con il processo di conservazione sostitutiva è necessario abilitare l’azienda o le aziende per le quali dovrà essere attivo il processo.
L’anagrafica delle aziende che possono essere abilitate corrisponde all’anagrafica aziende standard.
La maschera di abilitazione prevede la compilazione dei seguenti campi:
• Azienda: anagrafica azienda che si avvale del processo di conservazione
• Inizio conservazione: data di inizio della conservazione
• Fine conservazione: eventuale data di fine della conservazione (da impostare se l’azienda non si avvale più del sistema di conservazione)
• Mail notifiche di sistema: indirizzo e-mail al quale saranno inviate le notifiche del sistema
• Codice integrazione soggetto: da impostare solo nell’ambito di caricamento documenti da fonti date esterne. Corrisponde alla codifica dell’azienda all’interno di sistemi esterni ad Infinity Projetc, e consente all'area Framework di collegare le rispettive anagrafiche per una corretta assegnazione dei documenti.
• Supporto memorizzazione: CD o DVD. Utilizzato per definire la dimensione massima di un lotto e della corrispondente immagine ISO.
In questa gestione vengono inserite le informazioni relative alle aziende (di portale e NON) abilitate al servizio di Sostitutiva.
Vengono indicati alcune informazioni di base e, importante, il codice identificativo del soggetto (univoco) che sarà usato come attributo in tutte le operazioni di conservazione.
E' possibile disabilitare eventuali utenti ai processi di conservazione su quella particolare azienda.
Per una completa configurazione occorre anche accedere alla gestione anagrafica aziende, richiamare il record relativo alla propria azienda e indicare nel TAB Parametri Sostitutiva la tipologia di firma da utilizzare per l’apposizione della Firma Digitale sui documenti.
In particolare la firma può essere effettuata con dispositivi locali o con HSM; in quest’ultimo caso è necessario censire le credenziali fornite da Zucchetti in seguito all’acquisto di un certificato HSM.
Scadenze
I processi di preparazione e chiusura dei lotti di conservazione possono essere automatizzati andando ad impostare specifiche scadenze per ogni azienda e per ogni singola classe documentale.
Di seguito un esempio di come possono essere configurate le scadenze per ogni singola classe documentale
Regola : Anno
Valore : 31/12
Descrizione : il 31 dicembre di ogni anno
Regola : Mese
Valore : 15
Descrizione : il 15 di ogni mese
Regola : Giorno
Valore : 7
Descrizione : Ogni 7 giorni
Regola : L
Valore :
Descrizione : L’ultimo giorno di ogni mese
Le scadenze possono essere inserite nella maschera di configurazione delle aziende abilitate
