E' possibile effettuare ricerche sui documenti sia attraverso l'area MySOS che tramite apposita voce di menù preimpostando alcuni parametri di ricerca.
La maschera di ricerca è composta da due TAB:
Filtri dove è possibile specificare nei campi predisposti i valori da poter ricercare;
Risultati dove è possibile prendere visione del risultato delle ricerca;
Filtri
La ricerca può essere fatta per nome e descrizione documento, nonché in funzione dello stato che il documento può assumere nell’ambito del processo di conservazione sostitutiva.
In aggiunta è possibile ricercare puntualmente sui singoli attributi che caratterizzano un documento. Attributi che possono variare in funzione della classe documentale selezionata.
Risultati
Il risultato della ricerca è un elenco di documenti che soddisfano i parametri impostati. Per ogni documento è possibile accedere alle seguenti funzionalità:
• Visualizzazione valori attributi (
)
• Cancellazione documento (qualora non sia già in conservazione) (
)
• Visualizzazione documento (
)
• Inserimento note su documento (
), accessibile nei tool (
).
Selezionando il nome del documento è inoltre possibile effettuarne il download.
In particolare è necessario soffermare l’attenzione sulla ricerca dei documenti corrispondenti alla classe documentale ”r;LUL Visualizzazione” (configurata per tutte le aziende che decidono di conservare il Libro Unico del Lavoro generato dalle procedure Zucchetti). In questo caso infatti la norma consente di conservare uno spool TXT contenente tutti i cedolini e tutti i fogli presenza dei dipendenti dell’azienda. All’atto di una verifica ispettiva deve essere invece possibile generare i PDF che corrispondono ai documenti conservati. Per questa ragione la soluzione di conservazione sostituiva genera on-demand il PDF del cedolino e foglio presenza selezionato e permette inoltre di creare (
) file compressi (.zip) che contengono i PDF di cedolini e fogli presenza selezionati nella maschera di ricerca. Tali PDF, per una maggior sicurezza, sono accessibili solo tramite una password che viene inviata via mail al momento della richiesta di creazione massiva dei PDF.
