Portale MIP/HR
Personalizzare il calendario in "Azienda/Ente" (Applicativi/Paghe Web/HR Anagrafici) nella sezione "Paghe/Pianificazione attività", già precompilato con una riga per ogni mese dell’anno.
Si tratta di un calendario che consente di organizzare l’attività di collaborazione tra azienda e studio/associazione, indicando tutte le mensilità elaborate e, per ognuna di esse, i termini entro i quali l’azienda garantisce di aver concluso l’aggiornamento dei dati in gestione ai fini dell’elaborazione. È fondamentale indicare il corretto susseguirsi delle elaborazioni affinché HR Portal riesca a gestire correttamente il periodo in elaborazione: le righe relative a queste occorrenze devono essere contrassegnate dalla spunta del check "Azienda pronta". Ciò significa che entro la data indicata, l’azienda è tenuta a specificare di aver concluso l’attività utile all’elaborazione, agendo tramite una funzione disponibile nella sezione "Situazione elaborazioni".
Inoltre, oltre all’inserimento obbligatorio di una riga per ogni mensilità elaborata, l’utente può concordare ed inserire altre righe relative a scadenze stabilite con l’azienda, che a differenza di quanto detto sopra, non necessitano della spunta sul campo "Azienda pronta", in quanto non si riferiscono a operazioni che l’azienda deve concludere entro la data indicata. Un esempio di compilazione di righi aggiuntivi potrebbe riguardare la data stabilita per la riconsegna dei cedolini da parte dello studio/associazione all’azienda, da utilizzare come promemoria nel flusso di passaggio dati da e verso Portale MIP/HR.
Attenzione: l’esportazione del foglio ore avverrà solamente in occasione di una scadenza che prevede la dichiarazione di "Azienda pronta" da parte dell’azienda. Finché l’azienda non avrà eseguito questa dichiarazione l’esportazione dei movimenti sarà preclusa. |
Esempio:
Nell’esempio, la mensilità di Dicembre è configurata in maniera tale che:
accedendo
la prima volta alla "Situazione elaborazione", nello "Stato
avanzamento lavori" appare l'intestazione "Azienda con
variazioni aperte".
Entro il 31 dicembre l'azienda dovrà concludere l’aggiornamento delle anagrafiche e degli archivi (730, infortunio, foglio presenza, ecc.) e dichiarare che le variazioni sono concluse;
-
per farlo dovrà attivare il check "Periodo pronto per l'elaborazione
mensile" 
-
utilizzare il bottone 
che indicherà data/ora/utente
che ha impostato l'azienda pronta.
L'azienda risulterà in stato "AZIENDA con variazioni confermate", e lo studio/associazione potrà acquisirle in Paghe Omnia per iniziare l’elaborazione.
Una volta eseguito l'allineamento, HR Portal imposterà lo stato dell’azienda ad "AZIENDA con variazioni chiuse per il mese in gestione" indicando le informazioni sulla data/ora/utente che ha effettuato l'ultimo allineamento da HRPortal a OMNIA.
Per concludere il flusso, nel momento in cui lo studio/associazione avrà terminato l’elaborazione della mensilità di Dicembre e allineerà Paghe Omnia con Hr Portal, HR Portal provvederà :
- ad aggiornare nell'azienda il "Periodo paga in gestione" impostando "Gennaio"
- nello stato elaborativo dell’azienda sul mese di dicembre 2011 "Azienda chiusa / elaborata"
- nello stato elaborativo dell'azienda sul mese di gennaio 2012 "Azienda con variazioni aperte". Inoltre sono state aggiunte le informazioni riguardanti l'ultimo allineamento eseguito da Portale MIP/HR a OMNIA con il check di "Periodo pronto" compilato. L'informazione è significativa perché si tratta dell'ultima data in cui sono stati trasferiti in OMNIA i movimenti di paga (presenze e voci). Inoltre, con l'azione 'Ricerca' è possibile vedere tutti gli allineamenti eseguiti con periodo pronto e, nel caso in cui fosse necessario eseguire nuovamente un allineamento non andato a buon fine (per esempio a causa di un disallineamento delle versioni PagheOMNIA/PagheWeb), eliminare un allineamento. Eliminando la riga, il programma procede ad estrarre solo i record del foglio ore variati partendo dall''ultima esportazione con periodo pronto eseguita per il mese in gestione. Se non ci fossero altre esportazioni con periodo pronto prima di quella che si sta eliminando, il programma estrarrà tutti i movimenti riferiti al mese in gestione senza controlli sulla data di variazione. Viene così simulata la condizione di prima esportazione nel mese con periodo pronto.
Nota: quando l’azienda si trova nello stato "AZIENDA con variazioni chiuse per il mese in gestione" (punto 3), può comunque continuare la manutenzione delle anagrafiche (caricando ad esempio le variazioni utili per l’elaborazione del mese successivo).
Nel caso in cui dovessero emergere variazioni che interessano l’elaborazione del mese in corso non ancora comunicate, lo studio/associazione potrebbe eseguire una sorta di sblocco con il bottone "Riporta l'azienda in variazioni aperte" che riporterebbe l’azienda in modalità "AZIENDA con variazioni aperte", consentendole di imputare le variazioni mancanti e di dichiarare nuovamente "azienda pronta". Questa funzione è disponibile nel menù "Elaborazione mensile/Situazione elaborazioni" oppure dal menù "Allineamento da Portale MIP/HR ad Omnia" cliccando sul codice ditta interessato tra quelli elencati".
In alternativa lo studio/associazione potrà chiedere all’azienda di caricare le ulteriori variazioni senza eseguire lo sblocco ed esportare le variazioni selezionando l’azienda tra quelle non dichiarate "pronte".
L’azienda e lo studio hanno concordato che il 15 di dicembre organizzeranno un appuntamento telefonico per discutere dello stato avanzamento lavori; in questo caso non è richiesta nessuna dichiarazione da parte dell’azienda perché si tratta solo di una questione organizzativa non strettamente legata all’elaborazione.
Eseguire la funzione "Allinea da Portale MIP/HR a OMNIA" (Applicativi/Paghe Web/Altri moduli/Allineamenti).
Verranno esclusi dall'allineamento :
in modo automatico i rapporti di lavoro con le nature rapporto "Operatore di appaltatore", tipologia di rapporto utile per la gestione dell'applicazione HR SAFETY, "Pensione", "Erede" e "Amministratore", perché tipologie di nature rapporto non gestite in Omnia.
i dipendenti che nel "Rapporto di lavoro" (Applicativi/PagheWeb/HR Anagrafici), nella sezione "Definizione", nel paragrafo “Collegamento esterno”, hanno il check "Escludi da allineamento OMNIA". Tutte le anagrafiche con questo campo impostato a vero non torneranno in OMNIA; un esempio di applicazione si ha quando in OMNIA non vengono elaborati i dirigenti che però sono presenti nel Portale MIP/HR per la gestione delle risorse umane o delle presenze.
Le aziende da estrarre vengono suddivise in:
"Aziende pronte": sono le aziende per le quali è stata dichiarata la chiusura delle variazioni dalla "Situazione elaborazioni" (vedi p.to 2 dell'impostazione calendario)
"Altre aziende": sono le aziende per le quali non è stato dichiarato il termine delle variazioni.
Vengono esportate :
Tutte le variazioni, ad eccezione del foglio ore e delle tabelle associate alla ditta, apportate dall’azienda tra la data indicata nel campo "Data inizio estrazione", (questa è la data di ultima esportazione se presente, o la data di prima importazione o la data forzata manualmente dall'utente) e la data di sistema (sono considerate variazioni anche le nuove assunzioni inserite direttamente nel portale); vengono invece escluse tutte le variazioni anagrafiche che si attribuiscono alla funzione di importazione, ossia tutte le variazioni che pur avendo una data compresa tra la data di inizio esportazione e la data di lancio della funzione hanno come "Ultima variazione - Provenienza": "IM" (ossia compilate dall'importazione) oppure "MI" (ossia manuali da importazione come per esempio le sezioni degli elementi di paga)
Esempio 1:
- in data 04/11/2011 alle ore 15.00 è stata eseguita la funzione di allineamento da Portale MIP/HR a OMNIA
- in data 10/11/2011 alle ore 17.30 viene eseguita nuovamente la funzione
Le variazioni da considerare sono quelle inserite dalle ore 15.00 del 04/11/2011 alle ore 17.30 del 10/11/2011.
Esempio 2:
- in data 04/11/2011 alle ore 15.00 è stata eseguita la funzione di allineamento da OMNIA a Portale MIP/HR
- in data 10/11/2011 alle ore 17.30 viene eseguita per la prima volta la funzione di allineamento da Portale MIP/HR a OMNIA
Le variazioni da considerare sono quelle inserite dalle ore 15.00 del 04/11/2011 alle ore 17.30 del 10/11/2011.
Esempio 3:
- in data 04/11/2011 alle ore 15.00 è stata eseguita la funzione di allineamento da Portale MIP/HR a OMNIA
- in data 10/11/2011 alle ore 17.30 viene eseguita nuovamente la funzione, e l'utente "forza" il campo "Data inizio estrazione" indicando 07/11/2011
Le variazioni da considerare sono quelle inserite dalle ore 00.00 del 07/11/2011 alle ore 17.30 del 10/11/2011.
Le variazioni del foglio ore (movimenti e voci) vengono estratte solo per le aziende dichiarate "Azienda pronta" e con questa logica:
se il foglio ore non è
mai stato esportato nel periodo di riferimento corrente (periodo
paga in gestione) verranno esportate tutte le variazioni o gli
inserimenti imputati con data di elaborazione corrispondente al
mese/anno di riferimento. Esempio :
- con periodo paga in gestione 10/2011 e check di ditta pronta
attivo
- in data 04/11/2011 alle ore 12.30 viene eseguita la funzione
di allineamento da Portale MIP/HR a OMNIA
Le variazioni da considerare sono quelle relative al foglio ore
di ottobre 2011.
Se il foglio ore è già
stato esportato nel periodo di riferimento corrente verranno esportate
solo le variazioni apportate dall'ultima data di esportazione
di ditta pronta. Esempio :
- con periodo paga in gestione 10/2011 e check di ditta pronta
attivo
- in data 10/11/2011 alle ore 15.00 viene eseguita nuovamente la
funzione di allineamento da Portale MIP/HR a OMNIA
Le variazioni da considerare sono quelle inserite dalle ore 12.30
del 04/11/2011 alle ore 15.00 del 10/11/2011.
Le variazioni sono rilevabili grazie alla data ed al tipo di "Inserimento/modifica" ; questi dati sono gestiti automaticamente da Portale MIP/HR all’atto del salvataggio di una qualunque sezione dati.
Una volta individuate le variazioni da esportare,
Portale MIP/HR provvederà a:
generare un elenco di verifica dei dati variati (Stampa elenco variazioni), consultabile anche nel menù "Utilità/Gestione stampe" ed eseguibile in qualunque momento dal menù "Altri moduli/Allineamenti/Stampa elenco variazioni". Questa stampa è utile per:
verificare le variazioni apportate alle anagrafiche in gestione all’azienda
tenere
traccia nel tempo degli allineamenti eseguiti tra Portale MIP/HR
e PagheOmnia e, per ognuno di loro, del dettaglio dei campi variati.
Il report viene generato sia in formato PDF che CSV: il primo è più indicato per una eventuale stampa e per l’archiviazione. Il secondo è particolarmente comodo per una spunta dei dati inseriti.
generare due file contenenti i dati estratti :
uno con desinenza "_D" contenente i dati anagrafici (questo file non è mai vuoto perché contiene almeno le tabelle)
uno con desinenza "_V" contenente gli archivi storici come foglio ore, stato elaborativo...(questo archivio è vuoto nel caso in cui non siano state operate variazioni)
Questi archivi vengono collocati nella cartella "archivi esterni" in un file ZIP la cui nomenclatura è la seguente:
PWPGIx_<Codice Ditta><Codice DB Origine>_<data ora generazione>_<nome utente>.zip
Dove x sta per l'ultimo carattere dell'applicazione registrata (es. PAGH2, x = 2)
Durante l'allineamento vengono mostrate le fasi dell'esportazione (poco interessanti per l'utente ma fondamentali per la verifica di eventuali errori) e indica se la fase è andata a buon fine o se contiene degli errori. In quest'ultimo caso sarà necessario visualizzare il LOG:
INFO.EXP: non sono errori ma indicazioni utili per l'utente che esporta i dati (ad esempio segnalano i record riferiti ai nuovi assunti);
ERR.EXP: sono errori riscontrati durante la ricodifica dei dati soggetti a Registro di Federazione.
Il testo della segnalazione è suddiviso da 'pipe' affinché sia possibile editare il LOG, filtrare le segnalazioni di errore dell'esportazione e aprirle in un foglio elettronico (tramite il quale si potranno eseguire filtri e ordinamenti)
Formato dell'errore:
"ERR.EXP.|" + <formato> + "|" + <desc. formato> + "|" + <IDCOMPANY> + "|" + <IDEMPLOY> + "|" + testo dell'errore
esempi:
ERR.EXP.|FDP0K0|Chiave dati dipendenti assoluti|000001|0001001|Codice mansione maggiore di 3 cifre
ERR.EXP.|FDP401|Dati dip. stor. - qualifica – n. sez. dati 1|000001|0001001|Codice Id istituto non trovato
Errori di programma non interpretabili dall'utente ma necessariamente da verificare con l’assistenza.
registrare l’estrazione appena eseguita nell’archivio degli "Stati Elaborativi"
Importante: i dati estratti non saranno più estraibili successivamente.
L'estrazione può essere effettuata in qualunque momento, sia per le aziende dichiarate pronte sia per quelle con variazioni in corso, in quest'ultimo caso non verrà mai estratto il file del foglio ore.
Procedere con il download con la funzione "Gestione archivi esterni" (Applicativi/Paghe Web/Utilità).
Selezionare "Download" 
e salvare il file nel percorso
definito.
Definire nella tabella "Personalizzazione" (Area/Gestione del personale/Tabelle) nel campo "IMPORTAZIONE DATI DA PORTALE MIP/HR – Percorso di acquisizione" il percorso di acquisizione.
Eseguire la funzione "Allinea da Portale MIP/HR a Omnia" (Area/Gestione personale/Altri moduli/Portale MIP-HR).
L'importazione consente di selezionare le varie forniture rappresentate dai file provenienti da Portale riconoscibili tramite il nome dell'azienda presente nel nome file stesso. È possibile importare contemporaneamente variazioni relative a più aziende selezionando le relative forniture.
Una volta selezionate le forniture da importare viene proposto un ulteriore dialogo:
"Origine importazione da applicare" : all'interno del dialogo dell'importazione viene sempre proposto per default il database di origine HRPORTAL: questa impostazione non dovrà essere modificata in nessun caso.
"Metodo per soggetti dipendente" : viene emesso in output.
"Tipologia di informazioni da importare": si tratta di informazioni di sola visualizzazione che mostrano i file rilevati per l’importazione.
"Tipo emissione lista di controllo" : l'importazione in Paghe Omnia produce un report di segnalazioni che mostra le sezioni variate/aggiunte oltre ad eventuali errori tecnici. Tramite il dialogo dell’importazione è possibile scegliere di visualizzare il report al termine dell’esportazione (per poi eventualmente stamparlo premendo il tasto F9) o di indirizzarne la creazione direttamente all’interno dello spool di stampa (impostazione di default); sono valide entrambe le scelte a patto che si verifichi sempre la presenza di segnalazioni all’interno del report e che, in ogni caso, lo si archivi all’interno dello spool di stampa per avere un riferimento dei dati importati ed eventualmente degli errori che si sono verificati durante l’importazione.
Al termine dell’importazione il file ZIP viene cancellato automaticamente.